Jaja, priorisieren, jaja, Dringendes und Wichtiges, jaja, Pläne machen ... alles richtig. Aber daran hakt's ja meistens nicht, wenn wir die Dinge nicht durchziehen. Hier sieben selbst erprobte Tricks und Anreize, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste schneller abarbeiten:

1. Die Bier-und-Korn-Taktik

Wenn Sie kein Bier mögen, ist es die Kaffee-und-Wasser-Taktik: Sie packen immer, und zwar wirklich immer, eine weitere klitzekleine Aufgabe gleich mit dazu. Also wirklich BIER = normale oder größere Sache, KORN = Mini-Sache.

Für diese Taktik ist es besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Aufgabenliste detailliert führen, also Aufgaben wirklich konsequent herunterbrechen und auch so aufschreiben. Denn dann haben Sie jederzeit eine Menge von kleinen Aufgaben, die nur einige Minuten dauern, parat und arbeiten so auch größere Brocken bereits nach und nach ab. Mehr zum Thema To-Do-Liste und herunterbrechen hier.

Positiver Nebeneffekt: steigende Produktivität. Sie werden schlichtweg schneller mit allem fertig.

2. Zusatznutzen einbauen:

Fragen Sie sich vorher: Was könnte ich tun, um hier einen Zusatznutzen einzubauen? Oft lässt sich eine weitere Sache, die damit zusammenhängt, gleich mit erledigen oder etwas optimieren.

- Wenn Sie eh die Steuer machen, können Sie bei der Gelegenheit ein System etablieren, mit dem Sie die Belege besser vorsortieren - und künftig davon profitieren.

- Wenn Sie eh diesen Kunden anrufen, um wegen der unbezahlten Rechnung zu fragen, können Sie bei der Gelegenheit gleich eine neue Dienstleistung anbieten.

- Wenn Sie eh eine Besprechung mit Kollegen X wegen dieser einen Sache haben, könnten Sie doch gleich Kollege Y dazu bitten und diese gemeinsame andere Angelegenheit direkt klären und vom Tisch bringen.

Positiver Nebeneffekt: Sie optimieren Ihre Arbeit!

3. Schmackhaft machen:

Das ist eine Variante des "Zusatznutzens", nur hier ist der extra Nutzen für Sie ganz persönlich bestimmt: Machen Sie sich eine Aufgabe schmackhaft, indem Sie sich klar machen, was Sie dabei üben und sich aneignen können.

- Sie schieben einen unangenehmen Telefonanruf auf? Was ist Ihnen daran so unangenehm? Was können Sie an Kommunikationsfähigkeiten ganz gezielt dabei beachten und üben?

- Sie müssen sich in ein neues Computersystem einarbeiten, haben aber keine Lust, weil Sie das alte so gut kennen und das Neue Sie ausbremst. Machen Sie sich klar, dass Sie nicht nur viel schneller arbeitsfähig damit sein werden, sondern dass Sie hier die Gelegenheit haben, sich neue Fähigkeiten anzueignen, die Ihnen keiner mehr nimmt (und die Ihnen nicht nur künftig im Arbeitsalltag helfen, sondern sich auch auf Ihrem Lebenslauf gut machen).

Positiver Nebeneffekt: Sie achten beim Abarbeiten Ihrer Aufgaben immer auch darauf, sich persönlich zu entwickeln. Das macht gerade unangenehme oder schwierige Aufgaben besonders interessant!

4. Stückeln:

Umfangreichere Aufgaben, für die man am Stück mehrere Stunden braucht, bleiben oft besonders gerne liegen: Denn entweder hat man keine Zeit oder keinen Kopf dafür, und mit Dazwischenschieben ist meistens nichts (außer Sie brechen die Aufgabe herunter, wie eben schon angesprochen).

Wenn Sie eine sehr große Aufgabe zu bewältigen haben, dann stückeln Sie die Aufgabe in machbare Zeit-Inseln. Angenommen eine Sache braucht Ihrer Einschätzung nach 2-3 Stunden, so viel am Stück haben Sie aber nicht, dann machen Sie 20- oder 30-Minuten-Einheiten. Planen Sie diese fest ein und schotten Sie sich in dieser Zeit auch wirklich ab (Voice Mail anschalten oder, wenn Sie Kollegen haben, bitten, dass diese Ihnen für diese Zeit den Rücken freihalten).

Meistens sind die großen Aufgaben nicht so zeitintensiv wie man dachte und bei konzentrierten Zeitblöcken kommen Sie zudem viel schneller voran.

Positiver Nebeneffekt: Große Aufgaben blockieren Sie nicht komplett und führen damit nicht zu Aufgabenstaus.

weiter zu den Tipps 5-7

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Buchtipp: Wer bin ich? 777 indiskrete Fragen

Auf der Buchrückseite heißt es: "Fragen, denen sich jeder mindestens einmal im Leben stellen muss. Zur diskreten Selbsterforschung oder als amüsantes Gesellschaftsspiel. Fragen, die belustigen, die unter die Haut gehen, unerwartete, hinterhältige Fragen, die sich ihrerseits in Frage stellen ..." - treffender kann man es nicht zusammenfassen.

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