Checklisten sind eine feine Sache: Ob es nun die private Packliste für den Urlaubskoffer ist, ob man eine bestimmte Vorgehensweise festlegen möchte oder ob man eine Veranstaltung organisiert.

Teilweise gibt es Bücher oder Internetseiten, die fertige Checklisten anbieten. Oder aber man erkundigt sich bei Kollegen oder Bekannten danach und kann sich so einen fertigen "roten Faden" für das eigene Projekt beschaffen.

Doch diese fertigen Listen haben ihre Grenzen und können manchmal sogar regelrecht kontraproduktiv sein. Und oft hat man überhaupt keine Fremdliste als Vorlage - was dann?

Hier eine kleine Anleitung, wie Sie sich Ihre eigenen Checklisten zusammenstellen können, sozusagen eine Checkliste für Checklisten.

  
- hilfreicher "roter Faden", besonders wenn man keine oder nur wenig Ahnung/Erfahrung in der Sache hat

- Grundgerüst ist vorhanden

- teilweise mit detaillierten Vorschlägen

- dienen der Inspiration - entweder, um eine eigene Checkliste aufzustellen oder um die eigene Idee/Struktur zu prüfen und zu vervollständigen

- sparen Zeit

 
- die Checkliste ist vielleicht nicht vollständig oder fehlerhaft - generell oder in Bezug auf den eigenen konkreten Fall

- durch individuell unterschiedliche Gegebenheiten hat eine fertige Checkliste Grenzen. Das ist natürlich nur dann ein Nachteil, wenn man es selbst nicht erkennt und so Lücken nicht wahrnimmt, weil man lediglich die fertige Liste abarbeitet

- je nach Machart der Checkliste ist sie zu unspezifisch oder zu detailliert, das kann zu Versäumnissen führen oder zu "Überaktivität", die im konkreten Fall nicht nötig ist
  

Will ich fertige Checklisten schlecht reden? Keineswegs. Es ist lediglich wichtig, dass Sie etwaige Nachteile und Fallen erkennen und so aus einem "Fertigprodukt" eine hilfreiche Unterstützung für sich machen.
Und natürlich auch erkennen können, wann eine Checkliste für Sie im konkreten Fall hilfreich ist oder sich als hinderlich erweisen kann.

Sich völlig auf fremde Listen zu verlassen, ist keine gute Idee.

 
Darum empfehle ich drei Schritte:

1. sich zunächst auf Ihr Projekt konzentrieren

2. erst im zweiten Schritt in einer fertigen Checkliste spicken

3. verfeinern und individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen

Schritt 1: sich zunächst auf Ihr Projekt konzentrieren

Okay, der Fehler, den die meisten machen, wenn sie eine Sache durchplanen möchten, ist, dass sie versuchen, gleich "ins Reine" zu schreiben. Also direkt so eine Art "endgültige To Do-Liste" zu erstellen. Das bringt's nicht, denn entweder verlieren Sie sich sofort in den Details oder Sie verzetteln sich und übersehen leicht etwas.

Darum sollten Sie sich immer erst um die Grundlagen kümmern. Um das "Skelett" Ihrer Liste zu erhalten, beschäftigen Sie sich erstmal mit der Sache an sich.
Nehmen wir einmal an, Sie möchten eine Veranstaltung organisieren. Dann schreiben Sie sich erstmal alle "Phasen" der Veranstaltung auf.

Beispiel "Phasen einer Veranstaltung":
- Leute werden eingeladen
- Leute kommen
- Veranstaltung
- Leute reisen ab

Ziemlich grob, gell? Ganz genau, das wollen wir an dieser Stelle: Erstmal die offensichtlichsten und "größten Brocken" aufnehmen. Sie werden gleich sehen, warum das eine Super-Methode für Sie ist, damit Sie später an alles denken.

Jetzt nehmen Sie sich jede Phase einzeln vor und fächern Sie wiederum auf. Auch hier ist erstmal nur Brainstorming und erste Ideen angesagt. Das können klitzekleine Details sein oder wiederum größere Brocken. Kümmern Sie sich noch nicht um die richtige Reihenfolge, Priorisierung oder das Sortieren. Zunächst ist lediglich sammeln angesagt.

Beispiel "Auffächern einer Phase":
Leute werden eingeladen
<- Was ist alles erforderlich rund um die Einladung?
- Einladung selbst (tel/schriftlich - Post, E-Mail/pers.)
- Briefmarken
- Briefpapier
- Kuverts
- Einladungskonzept/-text
- wer soll eingeladen werden?
- ggf. woher bekomme ich Adressen?
- ...

Wenn eine Phase sehr groß ist, wie "Leute kommen", dann gehen Sie wieder Schritt für Schritt vor und finden zunächst die einzelnen Bestandteile dieser Phase heraus:
- Wie reisen die Leute an (öffentliche Verkehrsmittel, Auto, Flugzeug ...)
- Je nachdem wie Punkt 1 ausfällt, ergeben sich daraus wieder weitere Fragen - und damit werden die Einzelschritte Ihrer Checkliste schon klarer.

Das Grundprinzip von Schritt 1 ist also: Unterteilen Sie Ihr Projekt in seine einzelnen Phasen. Am besten funktioniert das, wenn Sie sich den Ablauf der zu organisierenden Sache vorstellen und die einzelnen Phasen jeweils konkretisieren und hinterfragen.

Wenn Sie fertig sind, dann geht es ans Sortieren: Bringen Sie auch innerhalb der einzelnen Projektphasen Ihre Gedanken nun in die richtige Reihenfolge. Fassen Sie zusammen, wo es Sinn macht, ordnen Sie Details der jeweils übergeordneten Aufgabe zu. Und priorisieren Sie. Was ist wichtiger? Was muss vor einer anderen Sache passieren, damit es keinen Stau gibt?

Tipp: Denken Sie immer auch an "davor" und "danach".
Wenn Ihr Gerüst steht, gilt es also, sich auch zu fragen "Was muss/sollte passieren, um die nächste Phase möglich zu machen?". Erst ganz am Ende sollten Sie den zeitlichen Rahmen und den Vorlauf kalkulieren. Letzteres nicht zu knapp bemessen!

Schritt 2: in einer fertigen Checkliste spicken

Ja, ich rate Ihnen, erst im Folgeschritt in einer vorhandenen fertigen Checkliste nachzusehen. Und das, obwohl der Gedanke nahe liegt, eine Fertigliste als Ausgangsbasis zu nehmen und darauf basierend die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Meine Erfahrung ist nämlich, dass Sie umgekehrt besser fahren: Wer sich zunächst auf sich besinnt, lässt sich nicht durch den Aufbau und die Inhalte einer fertigen Liste beeinflussen und ablenken. Das kann nämlich schnell dazu führen, sich zu vergaloppieren - in Richtungen, die für Ihre konkrete Sache nicht relevant oder nicht sinnvoll sind. Oder es führt dazu, dass Ihnen eigene wichtige Ziele oder Bestandteile nicht mehr in den Sinn kommen.

Wenn Ihr (schriftliches) Gerüst und Ihre Ideen aus Schritt 1 stehen, können Sie von fertigen Listen stärker profitieren: Denn dann können Sie gezielt vergleichen, sich inspirieren lassen und eventuell größere oder kleinere Details übernehmen, an die Sie selbst gar nicht gedacht hatten.

Tipp: Wenn Sie Kenntnisse über die Quelle der Liste haben, berücksichtigen Sie bitte auch, für welchen Anlass bzw. mit welchem Ziel die ursprüngliche Liste erstellt wurde.

Schritt 3: verfeinern und individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen

Im letzten Schritt bringen Sie alle bisherigen Gedanken und zusätzlichen Input aus einer möglicherweise vorliegenden fertigen Liste zusammen - das ist nun Ihre Reinschrift.

Gehen Sie nun noch einmal jede Phase durch. Sofern noch nicht geschehen, fügen Sie einen Zeitplan hinzu.

Prüfen Sie am Ende noch einmal:

- Was genau sind die Ziele der Sache? Was soll am Ende bei rauskommen? (konkret werden!)

- An welcher Stelle in der Checkliste muss ich auf Besonderheiten unseres Unternehmens (Strategie, Auftreten etc.) oder der involvierten Zielgruppe achten?

Und: Formulieren Sie eine Checkliste immer so, dass Sie selbst und jeder andere im Unternehmen etwas damit anfangen kann. So verführerisch Stichpunkte sind, so missverständlich können sie sein. Von daher rate ich dazu, dass Sie am Anfang der Liste eine kurze Zusammenfassung schreiben, aus der kurz und aussagekräftig hervorgeht, wofür die Checkliste gestaltet wurde und für welche Zwecke man sie verwenden kann.

Leiten Sie jeden einzelnen Baustein (Ihre "Phasen", die Sie oben ausgearbeitet haben), ebenfalls mit einer Kurzbeschreibung ein. Und schreiben Sie anstelle von Stichpunkten lieber zwei, drei Wörter mehr, damit sich auch jeder was darunter vorstellen kann.

Sofern Sie "Muss"- und "Kann"-Kriterien inkludieren, sollte dies klar und unmissverständlich zu erkennen sein.

Zu guter Letzt: Schreiben Sie das Datum und Ihren Namen mit dazu. So kann man auch den Stand des Dokumentes erkennen. Vereinbaren Sie firmenintern, dass die Checklisten aktualisiert werden - jeweils mit Verfasser.

Tipp: Eine Checkliste sollte idealerweise so verfasst sein, dass sie für andere Zwecke verwendet werden kann. Deshalb sollten Sie die Checkliste so formulieren, dass Sie allgemeingültig bleibt. Also keine spezifischen Kollegennamen nennen, sondern Funktionen oder Abteilungen. Und keine konkreten Daten, sondern Zeiträume (5 Wochen vorher, 1 Woche vorher etc.). Separat dazu können Sie in Ihrer Projektarbeit selbst einen konkreten Zeitplan führen.

Jetzt brauchen Sie nur noch die Listen jedem einfach zugänglich zu machen - und Sie erleichtern sich und Ihren Kollegen die Arbeit.

Viel Erfolg!