Ein an sich recht hilfreiches Werkzeug ist die To-Do-Liste. Und doch sieht die Praxis leider oft ganz anders aus: Da wird alleine das Verwalten so einer Liste zum Zeitfresser schlechthin oder aber man ertappt sich dabei, dass man sich die Arbeit einteilt und Termine setzt, unterm Strich aber doch nichts davon einhält.

Nicht alle Tipps zu gutem Zeit- und Selbstmanagement sind zudem zielführend: Meine Erfahrung, besonders wenn es um To-Do-Listen geht, ist "keep it simple". Ein einfaches und praktikables System, das man auch wirklich effektiv durchzieht und das einem den Überblick und das Abarbeiten tatsächlich erleichtert, bringt viel mehr als eine komplexe Liste mit irgendwelchem zusätzlichen Schnick-Schnack.

Verschiedene Systeme

Die Varianten sind vielfältig: von ausgeklügelten Prioritäten, farbigen Einträgen bis hin zum Übertragen nicht erledigter Aufgaben sind keine Grenzen gesetzt.
Auch stellt sich die Frage, ob man auf Papier arbeitet oder sich lieber elektronischer Systeme wie Outlook & Co. bedient. Besonders bei wiederkehrenden Terminen, wie regelmäßigen Berichten, liegt es nahe, elektronisch zu arbeiten. Auch die automatische Erinnerung ist an sich eine gute Sache.

Ich habe selbst in vielen Jahren Berufstätigkeit die unterschiedlichsten Systeme benutzt: per PC, auf Papier, "Zettelwirtschaft" auf Haftzetteln, Listen, farblich gekennzeichnet, durchgestrichen oder abgehakt und und und.

Meine persönliche Empfehlung ist es, eine To-Do-Liste auf Papier zu führen. Und dort wirklich nur die aktuellen Dinge einzutragen.

Ein großer Fehler mancher To-Do-Listen ist es nämlich, auch allgemeine Dinge wie ständig laufende Projekte oder Ideen für später jeden Tag mitzuführen bzw. ständig zu übertragen. Auch kann die elektronische Task-Liste dazu verführen, dass man Erinnerungen gar nicht mehr ernst nimmt bzw. einfach bequem den Verschiebe-Knopf betätigt.

Übrigens: Es passiert sogar relativ oft, dass jemand mehrere Systeme gleichzeitig nutzt - da wird ein Teil aktueller Tätigkeiten im PC notiert, ein anderer auf einer tagesaktuellen Liste geführt und weitere Punkte, die sich im Verlauf des Tages so ergeben, auf Post-its geschrieben und an den Monitor etc. geklebt. Das ist auf keinen Fall empfehlenswert.

Sehen Sie sich Ihr aktuelles System an:

o Welche Variante(n) einer To-Do-Liste nutzen Sie?

o Womit sind Sie von der Handhabung und dem "Verwaltungsaufwand" her zufrieden? Womit nicht?

Betrachten Sie dabei nicht nur das verwendete Werkzeug und die Ausführung, sondern auch, inwieweit Ihnen Ihr bisheriges System dabei hilft, Ihre Arbeit effektiv und schnell zu erledigen?

Einige grundlegende Tipps

Unabhängig vom genutzten System gibt es natürlich typische "Anwender-Fehler", also Hürden, die dazu führen, dass die To-do-Liste nicht so hilfreich ist wie sie sein könnte.

Einige davon sind:

- unvollständig (generell bzw. auf einzelne Aufgaben bezogen)
- zu große Brocken notieren
- unrealistisches Terminieren
- mangelnder Gesamtüberblick, was die einzelnen Aufgaben betrifft
- Reihenfolge oder weitere beteiligte Personen/ Informationen nicht berücksichtigt
- unübersichtlich

Um das zu vermeiden, können Sie:

Sich auf eine einzige Liste beschränken

Entscheiden Sie sich für eine einzige Vorgehensweise, die Sie dann generell nutzen. Wenn Sie am besten elektronisch arbeiten, dann werden alle Aufgaben und Informationen dort auch wirklich eingetragen, gepflegt und gelöscht (Nachteil ist, dass Sie bei Ausfall des Systems oder Datenverlust nur eingeschränkt weiterarbeiten können).
Statt Zettelwirtschaft (so praktisch sie auch sein mag) empfiehlt sich ein zentraler Platz. Das kann eine aktuelle Liste sein oder ein Schreibblock, der zu Ihrem festen Arbeitsbegleiter wird.

Einheitliches Aufschreiben

Manche Menschen schreiben wild auf der Papier-Schreibtischunterlage alles auf, was kommt, und streichen es dort auch wieder durch, andere notieren alles irgendwie auf Zetteln oder auch kreuz und quer auf einer Liste.
Der Vorteil des einheitlichen Vorgehens, z. B. mit einem entsprechenden Formular, ist, dass Sie durch das einheitliche Aufschreiben auch effektiver die Aufgaben erfassen und schneller einen Überblick bekommen. Vorteilhaft ist es auch, sich kurz, knapp und aussagekräftig die Informationen zur Aufgabe zu notieren und nicht etwa Endlos-Anweisungen und Zusatzinformationen zu schreiben. Diese können Sie, wenn es nötig ist, auf ein separates Blatt schreiben und dieses gleich in eine Klarsichthülle an den Platz packen, wo sich Ihre zu bearbeitenden Vorgänge befinden.

Die Aufgaben konkretisieren und entsprechend niederschreiben

Mit die größte Stolperfalle ist es, viel zu große "Brocken" aufzuschreiben. Wenn Sie die Angelegenheit konkretisieren, profitieren Sie in vielerlei Hinsicht:

Sie bekommen einen Gesamtüberblick über die Aufgabe und welche weiteren Tätigkeiten damit verbunden sind.

- Dadurch können Sie realistisch terminieren,

- es fällt Ihnen gleich auf, wenn andere Personen mit einbezogen werden müssen oder noch Informationen fehlen,

- die Reihenfolge einzelner Tätigkeitsschritte relevant ist (diese Sache muss vor der anderen passieren),

- Sie können einzelne Tätigkeitsschritte separat voneinander erledigen, an jemand anderen abgeben oder "schnell mal zwischenrein machen".

Nehmen wir als Beispiel unseren monatlichen Newsletter.

Wenn ich auf meiner To-Do-Liste schreibe "Newsletter verschicken", hätte ich keine Vorstellung davon, was genau damit verbunden ist und wie viel Zeit ich für die aktuelle Ausgabe einplanen muss. Außerdem könnte ich diese sehr umfassende Aufgabe auf keinen Fall mal zwischendrin erledigen, sondern bräuchte mehrere Stunden Zeit am Stück.

Wenn ich aber konkretisiere, was für die aktuelle Ausgabe wichtig ist, dann steht da nicht nur "Newsletter", sondern es steht da auch:

Web-Update:
o Buchtipps
o Linktipps

o Artikel/eigene:
- To-Do-Liste
- Angst vor dem Telefon

o Artikel Christine einbauen
- Loyalität
- Aufgaben einzelner kennen
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Auf diese Weise konkretisiere ich die Aufgabe: Sie nimmt auf der To-Do-Liste mehr Platz ein, es sieht auf den ersten Blick zwar nach "mehr Arbeit" aus. Tatsächlich aber ist es deutlich effektiver, denn ich unterschätze die Aufgabe nicht, ich kann zwischendrin auch sagen: Ach, ich habe gerade fünf Minuten vor meinem nächsten Termin, da könnte ich die neuen Linktipps einbauen oder mir die Buchcover von amazon herunterspeichern.

Sehen wir dem Berufsalltag ins Auge: Zwischendrin kann man manche Dinge, die schnell gehen, gut erledigen und damit eine wertvolle Vorarbeit leisten. Je größer die Aufgaben sind, desto schlechter sind sie einschätzbar ... und: Man fängt sie oft nicht an, weil "das jetzt zu viel Zeit brauchen würde".

Für chronische Unter- und Überschätzer ist das übrigens auch ein gutes zusätzliches Trainingsprogramm: Durch das Konkretisieren bekommt man einen viel geschulteren Blick für die Komplexität und Zeit, die Tätigkeiten mit sich bringen.

Durch diesen besseren Überblick und die klarere Einschätzung fällt einem außerdem der nächste wichtige Punkt viel leichter:

Beim Terminieren auch auf die Gesamtsituation achten

Gehören Sie auch zu den Leuten, die optimistisch sind ("Das mach ich schon irgendwie", "Das krieg ich hin") oder die zusätzliche Aufgaben von anderen einfach annehmen, obwohl sie nicht ganz sicher sind, ob das alles hinhaut?

Ein klassischer Fehler passiert übrigens nach dem Urlaub: Dass man sich sämtliche Aufgaben und Termine auf den ersten Tag nach der Rückkehr legt und sich dann wundert, warum alles drunter und drüber geht und schon der erste Tag der pure Stress war.

Wer bei seiner To-Do-Liste konkret wird und beim Einschätzen der einzelnen Tätigkeiten den ganz normalen Alltag und die außerdem anstehenden aktuellen Projekte und Aufgaben mitberücksichtigt, der wird ganz anders terminieren, als wenn - häufiger Fehler! - man die Tätigkeit isoliert betrachtet.

Das Abarbeiten

Es nützt die beste Planung nichts, wenn die Ausführung nicht klappt. Eine To-Do-Liste bringt es nur, wenn Sie diese auch als Werkzeug zur Tat benutzen und den Ehrgeiz haben, diese auch termingerecht abzuarbeiten.

Klingt hart, doch sehr häufig werden diese Listen pro forma geführt: Ach, ich müsste eigentlich jetzt diese drei Rückrufe machen, aber viel lieber mache ich erstmal die Ablage von letzter Woche. Oh, das eine Projekt ist wichtig, aber ich weiß nicht recht, wo ich anfangen soll, also mach ich mal lieber erst die Post auf. Die Auswertung der Kundenbefragung steht an, da hab ich aber keinen Bock drauf, räum ich lieber mal den Schreibtisch auf.

Ganz klar:

o alles, was Priorität hat, muss gleich bearbeitet werden

Und unter "Priorität" sind zum einen natürlich dringende Terminsachen gemeint (und die nicht erst auf den letzten Drücker!), aber auch regelmäßige wichtige Aufgaben. So hat die häufig geschmähte Ablage durchaus Priorität, denn nur wenn diese sorgfältig gepflegt und auf dem neuesten Stand ist, können Sie effektiv damit arbeiten.

o wegarbeiten, was schnell geht

Wenn man seine To-Do-Liste richtig nützt, also beispielsweise nicht alles, was man irgendwann einmal zu tun hat, aufschreibt, dann bleiben die Aufgaben des Tages überschaubar. Meine Empfehlung ist es, die Dinge, die schnell und unkompliziert sind, gleich wegzumachen: also beispielsweise die zwei Anrufe, die anstehen, gleich erledigen oder eine E-Mail sofort beantworten als solche Dinge auf später zu verschieben.

Wichtig: Auch dieser Tipp ist natürlich immer mit Blick auf die Gesamtsituation hin zu bewerten. Es nützt natürlich nichts, sich stundenlang mit lauter Dingen "die schnell gehen" aus der Bahn zu werfen.

o das "Lustprinzip"

Nach dem Lustprinzip zu arbeiten, ist eigentlich gar nicht so schlecht: Denn das, was Sie gerne machen und was Ihnen leicht von der Hand geht, ist natürlich auch ratzfatz weggearbeitet. Entsprechend ist es natürlich auch ganz wichtig, durchaus darauf zu achten, wonach Ihnen gerade ist. So kann es sein, dass ich momentan keinen Kopf dafür habe, einen Artikel zu schreiben und deshalb vorziehe, eine Coaching-Mail zu beantworten. Würde ich mich dazu zwingen, den Artikel unbedingt trotzdem schreiben zu müssen, ist es vorprogrammiert, dass ich mehr Zeit und Aufwand dafür brauche, als wenn ich es zu einem Zeitpunkt mache, wo mir gerade der Sinn danach steht und ich merke, dass es nun "flutscht".

Es gibt aber natürlich zwei Einschränkungen: Der Berufsalltag besteht nunmal auch aus Dingen, die man weniger gerne tut. Und die ständig hintan zu stellen, funktioniert auf Dauer nicht. Der zweite Aspekt ist: die richtige Planung. Und die hat wiederum mit Disziplin zu tun. Je mehr Sie nach Ihrem persönlichen Lustprinzip arbeiten möchten, desto eher geht das, wenn Sie eine gute Planung haben, die Ihnen auch gewisse zeitliche Freiräume lässt. Wer schlecht plant und alles auf den letzten Drücker erledigen muss, der hat auch keine Freiheiten, etwas einmal zu verschieben.

Wer aber im Rahmen seiner Aufgaben und Prioritäten gut plant, der kann sich auch zeitlich bestimmte Freiheiten herausnehmen - und diese dafür nutzen, durchaus dem Lustprinzip einen höheren Stellenwert einzuräumen. Das gilt übrigens auch (und besonders!) für Leute, die das Gefühl haben, überhaupt keine Zeit zu haben.

o nicht endlos verschieben

Wer sich immer wieder beim Übertragen von Aufgaben ertappt, bei dem sollten die Alarmglocken schrillen: Denn hier ist was faul.
Fragen Sie sich, warum Sie etwas ewig vor sich herschieben (haben Sie vielleicht nicht genug Informationen, wissen nicht, wie Sie etwas anpacken sollen oder oder oder) und gehen Sie diese Thematik aktiv an. (siehe auch "Unangenehme Sachen aufschieben")

Weitaus häufiger liegt übrigens natürlich die falsche Terminierung zu Grunde: Da überlegt man sich nicht wirklich, wann man diese Sache realistischerweise erledigen könnte, sondern schreibt sie einfach stur jeden Tag aufs Neue ein, anstatt sie sich gleich für nächsten Donnerstag vorzunehmen und für dann zu notieren.

Was sich bei mir bewährt hat

Bei mir hat sich von der Form her übrigens eine ganz simple Lösung bewährt:

- ein Klemmbrett (das liegt immer am selben Platz)

- ein Formular, das ich fortlaufend nutze (alle Wochentage und eine Spalte für laufende/künftige Dinge)

- ich schreibe ausschließlich mit Bleistift

- erledigte Aufgaben werden sofort wegradiert (das ist nicht nur motivierend, weil die Dinge auch von der Liste "verschwinden" und damit die To-Do-Liste sichtbar abgearbeitet wird, sondern es ist außerdem sehr viel übersichtlicher, als Erledigtes durchzustreichen oder nur abzuhaken)

- wenn ich merke, dass ich etwas nicht schaffe oder nicht machen mag für heute, dann kommt es sofort auf den entsprechenden späteren Wochentag und wird von der Tagesliste wegradiert

Und so sieht mein Formular aus:
Download als Word-Dokument

Im zeitzuleben.de-Downloadcenter finden Sie auch ein Formular "Ihr Wochenplan für Ihr Zeitmanagement" von Ralf Senftleben:
zeitzuleben.de/Wochenplan