Kommunikation im Beruf wird mehr und mehr via E-Mail abgewickelt. In diesem Artikel machen wir Sie auf Gefahren aufmerksam und geben Ihnen Tipps zum sicheren Umgang mit der elektronischen Post.

Viren
Spam
Dialer
Kettenbriefe
Was ist ein "Hoax"?
Absender-Kennung
Wie kann ich mich schützen?

Viren

Noch vor einigen Jahren war es ganz einfach: Viren gab es zwar, jedoch nicht so viele und sie waren nicht so verbreitet wie das heute der Fall ist. War es früher schon "tricky" überhaupt einen Virus zu programmieren, gibt es mittlerweile sogar frei verfügbare "Viren-Assistenten", mit denen jeder, der lustig ist, mal eben einen Virus programmieren und in Umlauf bringen kann!
Früher war es auch noch einfacher, sich zu schützen: Die Viren versteckten sich in Dateianhängen - und nur wenn man diese auch öffnete, konnte man sich "infizieren".

Mittlerweile haben sich die Zeiten drastisch geändert. Es ist nicht mehr nötig, dass eine Datei extra angeklickt wird - auch in der E-Mail selbst können entsprechende Informationen (selbstausführende Skripte) hinterlegt sein. E-Mail-Programme wie das populäre OutlookExpress bieten die praktische Möglichkeit eines Vorschaufensters - diese Funktion ist gleichbedeutend mit dem Öffnen der E-Mail. Und auch das bloße Surfen im Netz führt mittlerweile dazu, dass man sich etwas einfangen kann - vom Virus über ganze Programme wie die Dialer, zu denen ich gleich noch etwas sagen werde.

Besonders für Unternehmen ist das ein sehr großes Problem: Denn ein Virus befällt schnell das ganze Firmennetzwerk. Durch die vielen Außenkontakte - zu Kunden, Lieferanten und auch anderen Niederlassungen - und zudem durch private Aktivitäten der Mitarbeiter (Weiterversenden von Kettenbriefen, lustigen "Programmen", die einfach installiert werden etc.) verbreiten sich Viren sehr schnell und führen zu unnötiger Arbeit für die IT-Abteilung, zu Systembeeinträchtigungen oder gar Ausfällen. Und natürlich zu Ärger - auch extern, wenn sich die Firma als Virenschleuder betätigt.

Spam

Die Masse an Spam, also unaufgefordert zugeschickten Mails, hat sich ebenfalls drastisch gesteigert: Besonders wer seine E-Mail-Adresse im Internet publiziert, zum Beispiel in Foren oder auf der eigenen Website, hat sicher schon einschlägige Erfahrungen damit gemacht und bekommt vielleicht täglich ein Dutzend oder mehr Werbe- und sonstige Mails zu erhalten.

Übrigens: Vielleicht haben Sie sich schon mal gefragt, woher das Wort "Spam" kommt - Spam ist eine Dosenfleischmarke. In einem Sketch von Monty Python möchte ein Ehepaar Frühstück bestellen. Doch alles, was es gibt, ist nur mit Spam erhältlich. Die Ehefrau möchte jedoch kein Spam, alle um sie herum rufen ständig "Spam Spam Spam Spam" (den vollständigen Sketch finden Sie über die Suchmaschine sehr einfach mit "Monty Python Spam Sketch").

Werbespam kann nerven. Doch manchmal bleibt es nicht dabei. Selbst ausführende Skripte öffnen gegen Ihren Willen automatisch Websites, installieren Hintergrundfotos, Verändern die Startseite Ihres Browsers oder es werden Programme installiert.

Dialer

Von Dialern haben Sie sicherlich bereits gehört. Besonders in den letzten Monaten sind diese durch alle Schlagzeilen gegangen: Ein Dialer ist ein Programm, das sich gegen erhöhte Kosten ins Internet einwählt. Als Besucher merken Sie nicht unbedingt etwas davon - oder es wird vorgegaukelt, dass es sich um eine reguläre Verbindung Ihres DFÜ-Netzwerkes handelt. Die Kosten können enorm sein. So wurde bereits von Fällen berichtet, wo alleine die Interneteinwahl 300 Euro gekostet hat.

Ein Dialer-Programm ist grundsätzlich mal nichts Schlimmes. Es gibt seriöse Dienste, die kostenpflichtig sind. Und damit die Websites, die derlei Dienste anbieten, auch abrechnen können, sind teilweise Zusatzprogramme erforderlich, die die erhöhten Surfkosten abrechnen. Bei seriösen Diensten weiß man jedoch, dass dies der Fall ist und wird über die Höhe der Kosten vorher informiert.
Das heißt, dass bei einem seriösen Dienst der Besucher sich bewusst ein Programm herunterlädt und ebenso bewusst für erhöhte Kosten den Dienst in Anspruch nimmt.

Nicht in Ordnung ist natürlich die Betrügerschiene: Da wird einem arglosen Besucher vorgegaukelt, dass ein Zusatzprogramm heruntergeladen werden muss - das den Computer schneller macht oder ein "Plug-in" für eine Anwendung wie einen Chat erforderlich ist ... und ein unbedarfter Surfer holt sich so unwissend einen teuren Dialer ins Haus.
Es gibt außerdem bereits Varianten, wo man nicht einmal aktiv etwas dazu tun muss, um ein Programm herunterzuladen. Schon beim Besuch einer Website kann sich - wenn die Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers das zulassen - ein Programm unbemerkt installieren.
Mir selbst ist das bereits passiert, obwohl ich a) sehr vorsichtig bin und b) mich nicht einmal auf einschlägigen Seiten herumtreibe, die üblicherweise prädestiniert dafür sind.

Kettenbriefe

Nicht gefährlich, aber ebenfalls ein Ärgernis in Bezug auf die E-Mail-Kommunikation sind Kettenbriefe. Diese sind entweder Petitionen oder - wie ich sie nenne - "BWD" (besonders witzige Dateien), die massenweise weiterverschickt werden. Gerade unaufgefordert verschickte Dateianhänge sind oft bereits von den Downloadzeiten her ein Ärgernis!

Kettenbriefe können abgesehen vom Ärgerfaktor auch dazu führen, dass Mailadressen gesammelt werden und sich so Ihr Postfach künftig erst recht füllt. Außerdem beachten Versender von Kettenbriefen auch selten den Datenschutz. So kann man nicht nur bei Petitionen, sondern auch bei anderen Kettenbriefaktionen sehen, wer denn nun alles mitgemacht hat oder ebenfalls Empfänger war.

Was ist ein "Hoax"?

In Bezug auf Viren und Kettenbriefe kommt eine weitere, seit Jahren verbreitete Unart ins Spiel: E-Mail-"Hoaxes" - Scherze, Falschmeldungen. Nicht immer sind diese lustig - und manchmal richten sie sogar Schaden an.

So sind beispielsweise so genannte "Tränendrüsenbriefe" im Umlauf: Aufrufe zu Knochenmarkspenden oder schwerkranke Kinder, die angeblich mit irgendeiner Sachen ins Guinessbuch wollen oder auch erfundene Hinweise auf vermisste Kinder etc.

Teilweise werden Informationen verbreitet, die auf vermeintliche Viren hinweisen. Ein populäres Beispiel sind E-Mails, bei denen User auf einen Virus im Windows-Systemverzeichnis hingewiesen werden. Eine Suche dieser Datei verläuft immer positiv, weil der vermeintliche Virus tatsächlich eine Systemdatei ist, die Windows braucht. Der besorgte User macht sich damit sein Problem also selbst: Er löscht eine Systemdatei - und hat hinterher das Problem, das etwas nicht mehr geht. Zu allem Überfluss verschicken die Empfänger solcher E-Mails die Warnungen häufig hektisch weiter, wenn sie selbst die Datei bei sich gefunden haben.
Damit erweisen Sie sich - besonders bei geschäftlicher Korrespondenz - einen Bärendienst. Denn die gut gemeinte Warnung führt dazu, dass der Empfänger möglicherweise sein System beschädigt, weil Sie ihn dazu aufgefordert haben.

Wichtig:
Generell ist zu Kettenbriefen aller Art zu sagen: Durchbrechen Sie die Kette! Versenden Sie niemals Kettenbriefe weiter. Wenn Sie im Unklaren sind, dann suchen Sie im Internet - über jede Suchmaschine oder Infodienste wie www.hoax-info.de erhalten Sie ganz schnell Klarheit darüber, ob es eine Falschmeldung ist oder nicht.

Absender-Kennung

Eine weit verbreitete Unsitte ist auch die erfundene Absender-Kennung.

Diese erfolgt bewusst oder ebenfalls bereits durch einen Virus:

Bewusstes Vorgaukeln eines anderen Absenders

Zur Zeit bekomme ich täglich E-Mails mit dem Absender "Sparkasse" und dem Betreff "dringend". Ein Klick auf den Absender zeigt, dass es sich natürlich keineswegs um die Sparkasse selbst handelt. Große wie kleine Unternehmen sind betroffen. Ich habe auch bereits zweimal Werbemails von einer t-online.de-Adresse erhalten, die sich erdreistet, "objektiv" als Absender zu nutzen. Das ist mehr als ärgerlich und kann einer Firma natürlich einen Imageschaden zufügen.
Verhindern lässt sich das leider nicht. Denn es ist möglich, eine beliebige Absenderkennung einzugeben - genauso wie Sie jederzeit auch einen Postbrief mit einem erfundenen oder fremden Namen absenden können, geht das natürlich auch im Netz.

Wie gleich im nächsten Abschnitt "Wie kann ich mich schützen" nochmal deutlich betont wird: Seien Sie vorsichtig. Glauben Sie nicht automatisch, dass der Absender auch tatsächlich der Absender ist.

Der Virus ist schuld

Auch Viren werden raffinierter: Es gibt Viren, die Absenderkennungen generieren. War es früher so, dass man beim Erhalt einer infizierten Mail den Absender als Verursacher identifizieren konnte, so sind diese Zeiten ebenfalls vorbei. Wenn Ihr Computer einen Virus hat, kann es sein, dass dieser Virus sich in Ihrem Adressbuch bedient und sich nicht nur selbst weiterverschickt, sondern die Adressen auch als Absender der Virenmail nennt.

Wichtig: Wenn Sie von einer Person eine Viren-Mail erhalten, dann informieren sie diese darüber - beschuldigen Sie sie jedoch nicht automatisch, infiziert zu sein.

Wie kann ich mich schützen?

Der beste Schutz ist ein sorgsamer Umgang mit dem Medium. Dazu gehört:

- Klicken Sie nicht alles einfach auf, was in Ihrem Postfach landet!

- Öffnen Sie niemals Dateianhänge, ohne diese vorher auf Viren gecheckt zu haben. Klicken Sie keinesfalls auf selbstausführende Dateien, die Programme installieren (z. B. .exe/.vbs).

- Verwenden Sie einen aktuellen Virenscanner, der stetig aktualisiert wird. Der Virenscanner von vor einem Monat ist schon passé und kennt die neuen Viren nicht.

- Stellen Sie die Sicherheitseinstellungen in Ihrem Browser so ein, dass Sie Kontrolle darüber haben, ob sich etwas automatisch installieren/ausführen möchte und Sie vorher warnt bzw. unterbinden Sie diese Option völlig. Gute Hinweise dazu erhalten Sie auf den Dialerschutz-Websites in den Linkempfehlungen.

- Stellen Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass nicht unkontrolliert Mails und Anhänge geöffnet werden. Das bedeutet, dass Sie eine eventuell vorhandene Vorschau-Funktion vollständig abschalten!
Ein Tipp für OutlookExpress-User: Sie können eine E-Mail näher betrachten, ohne sie zu öffnen, indem Sie mit einem rechten Mausklick auf die Mail das Windows-Kontextmenü öffnen, dann auf "Eigenschaften" klicken, jetzt auf den Tab "Details" und dann "Quelltext": Jetzt können Sie in die Mail reinlesen ohne dass sie geöffnet wird.

- Löschen Sie generell E-Mails, bei denen man eh schon weiß, dass es sich um Spam oder mögliche Viren handelt. An den Absenderadressen (sexybeast892@...) oder am Betreff (JenniferLopezblowjobvideo/Viagra online/reduce mortgage cost ...) sieht man das in der Regel. Löschen Sie die Mails sofort. Wenn Sie einen Spamfilter haben, nehmen Sie den Absender mit auf.

- Antworten Sie NIE-NIE-NIE auf Spam-Mails!
Auch nicht, wenn Sie aufgefordert werden, zu antworten, da Sie keine weitere Werbung mehr erhalten wollen. Mit einer Antwort verifizieren Sie lediglich, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist. Man kann Ihre Adresse dann verkaufen und Sie erhalten letztlich noch mehr Spam. Machen Sie es mit unerwünschter elektronischer Werbung wie mit der in Ihrem Briefkasten: ab ins Altpapier.

- Bitte glauben Sie nicht, dass eine E-Mail sicher ist, nur weil Sie den Absender kennen! Abgesehen davon, dass der Absender getürkt sein kann: Ein Virenbefall, zum Beispiel in einer angehängten Word-Datei, hat nichts mit Vertrauenswürdigkeit zu tun.

- Wenn Sie einen Virus auf Ihrem Rechner finden, gehen Sie nicht weiter unbekümmert ins Internet, sondern tragen Sie Sorge, dass Sie den Virus beseitigen. Viele Viren verschicken sich mittlerweile automatisch an andere Rechner. Informieren Sie Leute, mit denen sie öfter zu tun haben, dass diese sicherheitshalber ihr System checken.