Dass Zeit Geld ist und man umso ökonomischer mit dieser Ressource umgehen muss, je mehr Anforderungen gestellt werden und je voller der Terminkalender ist, das gilt mittlerweile als Binsenweisheit.
Doch gutes und effizientes Zeitmanagement ist für Leute in Führungspositionen noch aus einem anderen Grunde von zentraler Bedeutung, der oft übersehen oder zumindest unterschätzt wird: Wie souverän und verantwortungsvoll Sie mit Ihrer Zeit haushalten, das wirkt sich unmittelbar auf Ihr Image als Führungskraft aus.

Es ist sehr wichtig, dass Sie auf eine realistische Terminplanung achten, sich nicht verzetteln und Ihren Bereich souverän meistern können: Denn sonst ist die Gefahr sehr groß, dass Sie von Ihrer Mannschaft nicht ganz ernst genommen werden, als unzuverlässig oder als jemand gelten, der "nicht mal" die "eigenen Sachen auf die Reihe bekommt".

Sie sollten sich immer vor Augen halten, dass Sie als Vorgesetzter Vorbildwirkung haben und Ihr Verhalten nicht ohne Folgen bleibt. Wenn Ihnen die Zeit immer wieder aus dem Ruder läuft und Sie die Grundprinzipien effektiven Zeitmanagements nicht befolgen, wird das auf Ihre Mannschaft abfärben. Und was Sie selbst nicht vorleben, können Sie auch nicht ernsthaft von Ihren Leuten verlangen.

Hier ein paar Anregungen, worauf Sie unbedingt achten sollten:

bei Besprechungen pünktlich sein

Wenn es um den "Zeitdieb Nummer eins" geht, sprich um Meetings, wird oft mangelhafte Disziplin und Zu-spät-Kommen angeprangert. Es ist absolut wichtig, dass Sie als Vorgesetzter pünktlich sind und die vereinbarten Zeiten einhalten.

Bitte machen Sie sich klar, welche Schlüsse Mitarbeiter mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ziehen, wenn ihr Chef immer mal wieder oder gar regelmäßig zu spät zu Besprechungen kommt: "Es gibt Dinge, die mir viel wichtiger sind als ihr und diese Besprechung. Ich habe so viel zu tun und komme mit meiner Zeit nicht klar. Auf Pünktlichkeit lege ich nicht so viel Wert." usw. Außerdem haben Ihre Leute bestimmt genug Arbeit und finden es nicht besonders gut, wenn jemand ihnen wertvolle Zeit stiehlt - wenn das dann auch noch der eigene Chef ist, kann sich das fatal auf Motivation und Engagement auswirken.

Tipp:
Legen Sie die regelmäßigen Besprechungen so, dass sie möglichst gut und reibungslos in Ihr Tagesgeschäft und auch das Ihrer Mitarbeiter integriert werden können - allein dadurch nehmen Sie viel Druck und Hektik raus. Ein guter Termin ist gleich am Morgen bei Arbeitsbeginn: Wenn die Besprechung Ihr erster Tagesordnungspunkt ist, können Sie nicht durch andere Arbeiten aufgehalten werden. Das funktioniert natürlich nur, wenn Sie nicht vorher "noch schnell" ein Telefongespräch führen und dergleichen.

Gesprächstermine einhalten

Bitte nehmen Sie Termine mit Ihren Mitarbeitern genauso ernst und wichtig wie Termine mit Kunden und Verabredungen mit Geschäftspartnern. Planen Sie realistisch, tragen Sie sie in Ihren Terminkalender ein und seien Sie pünktlich.

Wenn Sie zu den Leuten gehören, die immer bis auf den letzten Drücker etwas machen wollen und deshalb häufig zu spät zu den eigentlichen Terminen kommen: Das ist definitiv eine Angewohnheit, die Sie wieder loswerden sollten. Denn wenn Sie als Chef Gesprächstermine nicht ernst nehmen, Ihre Leute warten lassen oder gar vergessen, wird das entweder als mangelnder Respekt oder als Unfähigkeit interpretiert - beides hat fatale Auswirkungen auf die Moral der Mitarbeiter und Ihr Image als Führungskraft.

Tipp:
Planen Sie "Pufferzeiten" ein, um Druck und Hektik zu vermeiden und Ihren Aufgaben als Führungskraft auch gut gerecht zu werden. Nehmen Sie sich vor jedem Gesprächstermin 10 Minuten Zeit (in der Sie auch keine Telefongespräche annehmen!) - und tragen Sie die Termine entsprechend in Ihren Planer ein, sprich 9 Uhr 50, wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter 10 Uhr vereinbart haben. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie sind pünktlich und Sie können sich auf das Gespräch vorbereiten bzw. einstimmen.

informieren, wenn Sie außer Haus sind

Verantwortungsvolles Verhalten ist etwas, das von Ihnen als Chef einfach erwartet wird. Und das äußert sich in verschiedensten Situationen des ganz normalen Arbeitsalltages, beispielsweise darin, wie gut Sie die relevanten Leute über Ihren Aufenthaltsort und Ihre Erreichbarkeit informieren.

Immer wieder lernen wir Leute kennen, die mit ihrem Chef nicht klarkommen, weil dieser stundenlang einfach "untertaucht" und sie in ihrer Arbeit regelrecht blockiert sind bzw. Anrufern keine klare Auskunft geben können. Denn kein Mensch weiß, wo der Chef sich gerade aufhält und wann er wieder zu erreichen ist.
Damit ist allerdings nicht gemeint, dass Sie immer und überall Ihr Handy eingeschaltet haben und rangehen sollen. Wichtig ist, dass Ihre Leute wissen, wo Sie sind und wann Sie zurückkommen - und dass man sich darauf verlassen kann, dass Sie die Nachrichten auf Ihrer Mailbox abhören und sich so schnell wie möglich melden.

Tipp:
Wenn Sie keine Assistentin oder Sekretärin haben, dann wählen Sie einen Ihrer Mitarbeiter aus, den Sie auf dem Laufenden halten - und der seinerseits die Information weitergibt. Machen Sie das aber nicht im stillen Kämmerlein, sondern ganz offiziell: Rufen Sie Ihre Leute zusammen und teilen Sie es offiziell mit, damit alle Bescheid wissen.

Projekte rechtzeitig ankündigen und weitergeben

Je nach Größe des Unternehmens laufen bestimmte Projekte und Terminsachen zunächst über den Schreibtisch des Chefs, der diese dann an entsprechende Mitarbeiter weitergibt. Leider passiert es oft, dass Vorgesetzte versäumen, diese rechtzeitig weiterzugeben: Zum einen, weil sie selbst einen Teil davon bearbeiten möchten und die allgemeine Deadline bis kurz vor knapp ausschöpfen (und es versäumen, die beteiligten Mitarbeiter zu unterrichten, damit diese ebenfalls bereits daran arbeiten können). Zum anderen, weil sie selbst mit dem Sichten ihrer E-Mails, Umläufe und sonstigen Informationen im Rückstand und oft über Termine nicht auf dem Laufenden sind.

Die Folgen davon sind klar: Nicht nur kommen so die gesamten Arbeitsabläufe durcheinander, weil kurz vor knapp plötzlich noch etwas erledigt werden muss. Sondern es kann sogar sein, dass Sie Ihre Abteilung oder einzelne Mitarbeiter in Misskredit bringen, weil Sie Termine versäumen. Außerdem leidet möglicherweise das Arbeitsergebnis, wenn plötzliche Hektik ausbricht. Und: Ihre Mitarbeiter fühlen sich nicht respektiert oder gar "verkackeiert".

Wichtig: Das gilt natürlich auch für den Fall, dass Projekte gestoppt oder Berichte etc. abgeschafft oder verändert werden. Leider kommt es in vielen Unternehmen immer wieder vor, dass Mitarbeiter an Dingen weiterarbeiten, die "eigentlich" gar nicht mehr aktuell sind und abgeblasen wurden.

Tipp:
Sichten Sie sämtliche eingehende Post und Informationen sofort unter dem Gesichtspunkt, ob Terminsachen darunter sind - und auch daraufhin, ob andere Mitarbeiter involviert werden müssen. Wenn Sie eine "rechte Hand" haben, sprechen Sie das mit ihr ab.
Entscheiden Sie in solchen Fällen direkt, ob die Angelegenheit dem betreffenden Mitarbeiter sofort übergeben wird oder ob Sie noch weitere Informationen/Anweisungen geben müssen. Gegebenenfalls lassen Sie die Information kopieren und weitergeben (oder Sie senden sie per E-Mail weiter).

Wenn Ihnen doch mal etwas durch die Lappen gegangen ist und Sie das erst kurz vor knapp entdecken, dann gehen Sie damit sofort zu den betreffenden Mitarbeitern. Entschuldigen Sie sich für Ihr Versehen und besprechen Sie MITeinander, wie am besten vorgegangen werden soll, um die Terminsache noch zeitgerecht zu erledigen.
Bitte tun Sie nicht so, als ob alles selbstverständlich wäre, oder machen gar einen Witz darüber nach dem Motto "Da müssen Sie halt mal schneller arbeiten!". Ebenso schädlich wäre es, die Terminsache einfach kommentarlos ins Postfach des betreffenden Mitarbeiters zu stecken.

Fachzeitschriften und weitere Informationen nicht bunkern

Früher waren es die Umläufe - jetzt sind es Fachzeitschriften oder sonstige Informationen, die oft zuerst auf dem Schreibtisch des Chefs landen.
Nur: Gerade Abteilungsleiter oder Firmenchefs haben alle Hände voll mit anderen Dingen zu tun, sodass Informationen und Fachpublikationen oft ein stiefmütterliches Stapelleben fristen und gar nicht weitergegeben werden - oder veraltet sind, wenn es dazu kommt.
Dadurch liegt Wissen brach und der Informationsfluss wird gestoppt.

Tipps:

- Prüfen Sie Ihre Fachzeitschriften und weiteren Informationen daraufhin, ob Sie diese tatsächlich als Erstes (oder überhaupt) selbst bekommen wollen: Welche Publikationen/welche Art von Informationen können direkt zu den zuständigen Mitarbeitern oder in die entsprechenden Abteilungen gehen?

- Vielleicht merken Sie dabei auch, dass bestimmte Fachzeitschriften nicht nötig sind, und können eventuelle Abonnements abbestellen. Andere sind vielleicht so wichtig und aktuell, dass es sich lohnt, die Anzahl der Abos zu erhöhen.

sich entschuldigen, wenn etwas schief geht

Natürlich sind auch Sie nur ein Mensch und kann es passieren, dass Sie zu spät kommen oder mal einen Termin verpassen. Wichtig ist, dass Sie Ihren Fehler niemals auf die leichte Schulter nehmen. Vergessen Sie nicht, dass Sie mit allem, was Sie tun oder unterlassen, eine Botschaft senden - und dass die allermeisten Mitarbeiter sehr sensibel reagieren, wenn Sie sie vor den Kopf stoßen. Und das passiert, wenn Sie über Ihre Verspätung bzw. den verpassten Termin entweder stillschweigend hinweggehen oder Ihr Versehen einfach so abtun: "Das kann jedem passieren. Ist ja nicht so tragisch!"

Wichtig:
Manche Chefs denken, dass sie sich eine Blöße damit geben würden, wenn sie einen Fehler zugeben und sich entschuldigen. Tatsächlich ist jedoch das Gegenteil der Fall: Die Verantwortung für eigene Fehler zu übernehmen, sie einzugestehen und sich dafür zu entschuldigen, ist eine menschliche Stärke - und macht Sie als Chef vertrauenswürdig und zuverlässig.

Dass Sie als Chef Vorbildfunktion haben und deshalb auf Ihr Verhalten achten sollten, ist eine Sache. Die andere Sache ist, dass Sie als Vorgesetzter Ihre Mitarbeiter auch führen und lenken sollen. Nur weil Sie Pünktlichkeit vorleben, bedeutet das leider nicht zwangsläufig, dass alle Ihre Mitarbeiter sich an Ihnen orientieren. Nutzen Sie Besprechungen, um das Thema explizit anzusprechen und mitzuteilen, wie wichtig Pünktlichkeit für Sie und alle Beteiligten ist. Und sprechen Sie einzelne Mitarbeiter, die sich nicht in Ihrem Sinne verhalten, direkt und zeitnah an und reden Sie Klartext.