Als Selbstständiger, so hört man oft, arbeite man "selbst" und "ständig". Und was Wahres ist da durchaus dran. Doch leider vergisst man darüber oft, dass weder das "selbst" immer nötig noch das "ständig" empfehlenswert ist.

Zum Selbstständigsein gehört nämlich auch die Fürsorgepflicht für sich selbst - bezogen auf Sie selbst, aber natürlich auch auf Ihre Arbeitsergebnisse. Und die können nur davon profitieren, wenn Sie das "selbst" und "ständig" für sich einmal näher unter die Lupe nehmen.

Ruhepausen einlegen

Ich will gleich mal mit einem Klassiker beginnen - der auch bei mir einen wunden Punkt darstellt: die Ruhepausen. Vielleicht können Sie es nachvollziehen oder es geht Ihnen ähnlich: Bei mir passiert es häufig, dass ich komplett die Zeit vergesse - und damit sowohl nötige und wohltuende Ruhepausen verpasse als auch das Essen.
Erst wenn ich knatschig oder schlapp werde, fällt mir plötzlich auf, dass es schon Nachmittag ist und ich nonstop in den PC gestarrt habe.

Besonders Einzelunternehmer haben in der Regel keinen klar eingeteilten Arbeitstag. Mit Kollegen hält man schon einmal ein Schwätzchen oder geht gemeinsam "in Mittag" - doch alleine ist man da ganz auf die eigene Einteilung und Disziplin angewiesen.

Natürlich gibt es auch das andere Extrem. Eine Selbstständige verriet mir in einem Workshop, dass sie es oft mit Pausen übertreibt. Sie arbeitet im Home-Office und findet sich schonmal nachmittags vor dem Fernseher wieder.

Checken Sie mal, wie es bei Ihnen mit Ruhepausen aussieht:

- Ich achte aktiv auf Pausen - ob es die kleine Stretchingpause ist, ob ich mir schon mal die Füße vertrete oder mir einfach in Ruhe eine Tasse Kaffee gönne.

- Ich mache ausgedehnte Pausen: indem ich zu Terminen schon mal zu Fuß gehe oder mir mittags die Beine im Park vertrete.

- Ich achte auf Bewegung und gehe sogar mehrmals die Woche ins Fitnesstudio/zum Joggen.

- Ich mache gerne Nickerchen auf dem Sofa.

- oder oder oder

Schreiben Sie sich einfach mal auf, wie das bei Ihnen genau aussieht.
Es ist nämlich auch wichtig, dass Sie sich über die Qualität Ihrer Pausen Gedanken machen: Denn wer lieblos durch den Sport hetzt oder mit schlechtem Gewissen mal eine Stunde gar nichts macht, der tut sich damit keinen Gefallen.

Wichtig: Was gibt es an Verbesserungspotenzial, wenn Sie an Ruhe und Ausgleich denken? Damit sind nicht nur die Pausen zwischendrin gemeint, sondern natürlich auch Ihre generelle Arbeitszeit: Finden Sie kein Ende oder machen Sie gezielt Feierabend - und lassen PC PC und Telefon Telefon sein (außer es ist mal ausnahmsweise etwas brandeilig)?

Ihr eigener Rhythmus

Selbstständige haben oft etwas mehr Flexibilität, was die Zeiteinteilung angeht. Kommt natürlich es darauf an, in welchem Business Sie tätig sind. Wer nicht gerade einen Laden hat oder auf feste Geschäftszeiten angewiesen ist, kann sich "eigentlich" eine individuelle Einteilung erlauben - und damit dem individuellen Lebensrhythmus entgegenkommen.

Das bleibt häufig außen vor. Und auch hier ist der Faktor oft das Wörtchen "ständig". Ob es sich um frisch gebackene ExistenzgründerInnen handelt oder um Selbstständige, bei denen vielleicht gerade die Auftragslage nicht so rosig ist: Oft wird "viel arbeiten" mit "gut arbeiten" verwechselt.

Ein paar typische Situationen sind:

- Man zwingt sich morgens um acht Uhr an den Schreibtisch, obwohl man alles andere als ein Morgenmensch ist. Aber "man fängt einfach früh an".

- Die Umwelt redet ständig von Überstunden, Selbstständige reden davon, dass sie sich Tage und Nächte um die Ohren schlagen: Und wenn die das alle machen, dann sollte man es vielleicht besser auch tun.

- Der Vormittag war super effektiv: Sie haben ein riesiges Pensum weggeschafft und könnten "eigentlich" für heute aufhören. Bleiben aber trotzdem im Geschäft.

- Heute läuft es nicht: Sie haben keine Lust zu arbeiten, alles geht schwerer von der Hand. Anstatt es erstmal hinzuwerfen und sich eine Pause und Abwechslung zu gönnen oder sich erst morgen oder übermorgen damit zu beschäftigen, beißen Sie sich durch und quälen sich, um irgendein Ergebnis zu erzielen. Dabei sitzt nicht immer eine enge Deadline im Genick - und wenn das bei Ihnen Dauerzustand ist, dann ist grundsätzlich was faul.

Überlegen Sie mal genauer:

- Wie ist mein derzeiter Arbeitsrhythmus? (Arbeitsbeginn/-ende, Wochenarbeitszeit, Reihenfolge der Tätigkeiten - vielleicht brauchen Sie morgens eine Anlaufzeit und möchten erstmal den Papierkram erledigen, anstatt sich hinters Telefon zu klemmen etc.)

- Gefällt mir das so? Wenn ja: Warum? - Oder: Womit bin ich nicht zufrieden, warum und wie hätte ich es gern?

Wichtig: Erlauben Sie sich, erstmal Ihre Wünsche und Bedürfnisse offen zu äußern. Auch wenn sie Ihnen extrem oder nicht realistisch vorkommen.
Vielleicht hätten Sie liebend gern den Freitag komplett frei, um Einkäufe und den Haushalt zu erledigen. Oder Sie sind eher ein Nachtarbeiter und würden gern erst um 11 Uhr zu arbeiten beginnen.

Anstatt sich zu sagen "Das geht ja nicht, weil ..." ist die bessere Frage: "Wie könnte es gehen?" und "Was spricht dagegen/was ist ein Hindernis bzw. mit welchem Aspekt würde ich mich nicht so wohl fühlen - und warum?", natürlich gefolgt von einem "Was wäre eine Lösung dafür?"

Im Hamsterrad

Müssen Sie viel arbeiten, um einigermaßen auf einen grünen Zweig zu kommen? Dann lohnt sich auch der Blick auf Ihr Angebot. Eventuell bieten Sie zu viel an oder eine Art von Leistung, bei der Sie zu weit in die Details gehen.

Ein noch weiter verbreiteter Grund ist es, dass man nicht effektiv genug an die Arbeit geht und sich dadurch mit unnötigen Arbeiten aufhält oder schlichtweg Zeit verschwendet.
Klingt provozierend? - Lohnt trotzdem den näheren Blick. Hier mal zur Inspiration ein paar typische Situationen:

- Man will ein Mailing rausschicken. Mit einer gut aufgebauten Datenbank, ein paar grundlegenden Kenntnissen der Serienbrief-Funktion und für einen "geübten Einkuvertierer" keine große Sache. Wenn die Datenquelle aber unvollständig oder ungeschickt aufgebaut ist (z. B. nicht im serienbrieffähigen Format, sondern als Word-Datei - oder noch schlimmer: gar nichts im PC eingegeben, sondern nur auf Papier festgehalten), wenn man die Serienbrieffunktion gar nicht kennt etc., dann dauert so eine Aktion, wenn's blöd läuft, einen halben oder sogar einen ganzen Tag.

- Für eine Veröffentlichung soll man eine kurze Selbstdarstellung liefern. Wer sich schwer tut mit texten, kann auch an einem kurzen Text viele Stunden festhängen.

- Verschickte Angebote sind nicht ausführlich genug - so dass man immer telefonische oder schriftliche Rückfragen erhält.

- Bei der Recherche im Internet verzettelt man sich, weil man nicht gezielt an der aktuellen Suche bleibt, sondern sich von allen möglichen anderen Websites ablenken lässt: Huch, schon zwei Stunden vergangen ... und vielleicht sogar das eigentliche Suchthema noch gar nicht begonnen.

- Telefongespräche sind viel zu lange: Man kommt selbst nicht auf den Punkt oder man hat "Stammanrufer", die gerne plaudern - und man weiß nicht genau, wie man sie stoppen kann.

- Die Ablage ist nicht auf Vordermann - muss man etwas nachschauen, geht erstmal ein Suchmarathon los.

Ganz bestimmt kennen Sie diese und ähnliche Situationen auch von sich selbst. Schauen Sie sich Ihre Zeitdiebe einmal gezielt näher an und finden Sie heraus:

- Womit verbringe ich am meisten Zeit? Was hält mich in meinem Berufsalltag am meisten auf?

- Was ist mein Anteil/meine Arbeitsweise?

- Nutze ich technische Hilfsmittel (PC etc.) genug?

- Welche Defizite sehe ich und wie kann ich sie ausgleichen? (Selbstorganisation auf Vordermann bringen, Computerkurs machen etc.)

"Keine Zeit" darf kein Argument sein

Übrigens: "Keine Zeit", um sich besser zu organisieren oder weiterzubilden darf kein Argument sein. Denn immerhin sollten Sie gerade wenn Sie an Zeitnot leiden, alles dafür tun, Ihre Arbeitsweise und Organisation zu verbessern. Das kostet anfangs etwas Zeit und Energie, aber nur so können Sie aus dem Zeitnot-Sumpf herauskommen. Wer darauf wartet, dass "er mal Zeit übrig hat", kann lange warten.

Nicht umsonst habe ich öfter den PC als Beispiel genannt. Ich sehe es sehr oft, dass sich Selbstständige hier völlig unnötig Zeit klauen. Entweder, indem sie sich völlig unnötige Software zulegen (z. B. viel zu "große" Kundenmanagement-Software, die nicht nur unnötig Geld kostet, sondern individuelle intensive Einarbeitung braucht, bei Schnittstellen zu anderen Programmen weitere Fragen aufkommen lässt, extra Kundenservice braucht, um damit letztendlich nur viel zu viele Daten zu erfassen, die man im Alltag gar nicht mehr benutzt).
Und auch, weil oft die gängigsten Computerkenntnisse fehlen. Da gibt es keine Standardbriefe, die man bloß anzupassen braucht, man weiß nicht, wie man häufige Texte als Textbaustein speichert, sich eigene hilfreiche Makros erstellt, die viele einzelne Handgriffe auf einen einzigen Knopfdruck reduzieren und und und

Tipp: Ich sage mir gerade beim Computer immer "Das muss doch einfacher gehen" - und mache mich dann auf die Suche - im Internet oder indem ich jemand anderen frage, wie es geht. In der Regel geht's einfacher. Oft mit banalen kleinen Tipps und Tricks.

Outsourcing

Sowohl fachlich als auch persönlich kann es übrigens äußerst bereichernd sein, einzelne Aufgaben an Dritte weiterzugeben. Zum einen, wenn man weiß, dass man etwas nicht so gut kann - bzw. wenn man weiß, dass es Leute gibt, die etwas einfach besser können, weil sie's gelernt haben und mehr Berufspraxis haben. Aber auch, wenn man eine Aufgabe nicht mag und sich ständig damit rumquält - möglicherweise sogar belastet, weil man etwas ständig aufschiebt.

Natürlich ist der Grund, etwas nach außen zu geben, auch, dass man die eigene wertvolle Zeit für wichtigere Dinge verwenden kann. Statt sich also stundenlang autodidaktisch mit einem HTML-Editor zu beschäftigen, nur um unbedingt selbst eine Website zu basteln, ist es besser investierte Zeit, neue Aufträge für Ihr Business zu akquirieren. Damit pushen Sie Ihr Business nicht nur mehr, sondern können sich einen externen Dienstleister auch leisten.

Beispiele:

- Einen Prospekt texten lassen anstatt selbst dran rumzudoktern.

- Ihre Buchhaltung erledigen lassen.

- Ihr Rechnungs- und Mahnwesen auslagern.

- · Jemanden für Ihre Öffentlichkeitsarbeit engagieren (z. B. Pressearbeit machen).

- Eine feste Bürohilfe für Ablage etc. nutzen, auch wenn es nur ein paar Stunden im Monat sind.

Positiver Nebeneffekt ist auch, dass man mit anderen Menschen zusammenarbeitet. Gerade Einzelunternehmer leiden ja häufig etwas unter Vereinsamung.
Und Sie lernen von der externen Fachkraft ja auch.